Zestawienie należności jest jednym z podstawowych źródeł informacji wykorzystywanych przy analizie firmy ubiegającej się o faktoring. Pokazuje wartość otwartych faktur, terminy płatności, strukturę odbiorców oraz skalę ewentualnych opóźnień. Na tej podstawie faktor może ocenić, jakie wierzytelności mogą zostać objęte finansowaniem i jak wygląda portfel należności przedsiębiorstwa.
Dokument powinien przedstawiać aktualny stan rozrachunków na konkretny dzień i być zgodny z ewidencją finansowo-księgową. Nie chodzi o przygotowanie rozbudowanego raportu, lecz o przekazanie danych, które pozwolą jednoznacznie połączyć kontrahenta, fakturę, termin płatności i kwotę pozostałą do zapłaty.
Podstawą dokumentu jest lista otwartych faktur sprzedażowych. Najbardziej przejrzysty układ zakłada, że jeden wiersz odpowiada jednej należności.
Dla każdej pozycji należy wskazać co najmniej:
Jeżeli odbiorca opłacił fakturę częściowo, w zestawieniu należy wykazać pozostałe saldo, a nie pierwotną wartość dokumentu. Faktury rozliczone w całości powinny zostać usunięte z raportu. Należy również uwzględnić wystawione korekty, aby wartości przedstawione faktorowi odpowiadały rzeczywistemu stanowi rozrachunków.
Warto dodać datę sporządzenia zestawienia. Przy większej liczbie transakcji nawet kilkudniowa różnica może wpływać na aktualność sald i status poszczególnych należności.
Termin płatności pozwala ustalić, czy należność pozostaje niewymagalna, czy została już przeterminowana. Jest również jednym z parametrów określających okres potencjalnego finansowania faktury.
Zestawienie powinno wyraźnie rozdzielać:
Nie należy przedstawiać ich wyłącznie jako jednej łącznej kwoty. Dwie firmy mogą posiadać portfel należności o tej samej wartości, ale jego jakość będzie inna, jeżeli w jednej dominują faktury przed terminem płatności, a w drugiej znaczna część salda jest już przeterminowana.
Przydatne może być podzielenie należności według okresu pozostającego do terminu płatności albo liczby dni opóźnienia. Takie zestawienie pokazuje nie tylko wartość portfela, lecz także jego strukturę czasową.
Istotnym elementem analizy jest udział poszczególnych kontrahentów w całym portfelu. Jeżeli duża część należności przypada na jednego lub kilku odbiorców, ich terminowość i sytuacja płatnicza mają większe znaczenie dla przepływów przedsiębiorstwa.
Oprócz listy faktur warto więc przygotować podsumowanie według kontrahentów, obejmujące:
Nie oznacza to, że koncentracja należności automatycznie wyklucza faktoring. Jest jednak parametrem, który pozwala ocenić, jak duża część finansowania byłaby powiązana z płatnościami jednego kontrahenta.
Zestawienie powinno obejmować pełny portfel analizowanych należności, a nie wyłącznie największych lub najlepiej płacących odbiorców. Wybiórcze dane nie pozwalają rzetelnie ocenić struktury sprzedaży z odroczonym terminem płatności.
Aktualne saldo nie pokazuje, czy kontrahent zwykle płaci terminowo. Przy najważniejszych odbiorcach warto więc uzupełnić zestawienie o dane wynikające z dotychczasowej historii rozliczeń.
Znaczenie mogą mieć:
Dane powinny pochodzić z systemu księgowego lub raportu rozrachunków. Określenie kontrahenta jako „stałego” albo „sprawdzonego” nie zastępuje informacji o rzeczywistych terminach zapłaty.
Historia płatnicza jest szczególnie ważna przy faktoringu z regresem, ponieważ brak zapłaty przez odbiorcę może prowadzić do konieczności rozliczenia przez faktoranta otrzymanej zaliczki zgodnie z warunkami umowy.
Należności po terminie powinny być wyraźnie oznaczone. Nie należy ukrywać ich w wartości łącznego portfela ani przedstawiać jako faktur niewymagalnych.
Dla każdej przeterminowanej pozycji warto wskazać:
Przyczyna opóźnienia może mieć znaczenie, ale należy ją podawać wyłącznie wtedy, gdy firma posiada potwierdzoną informację. Nie powinno się zastępować danych księgowych przypuszczeniami działu handlowego.
Wyraźne oddzielenie należności przeterminowanych od pozostałych pozwala faktorowi ocenić skalę opóźnień, a przedsiębiorstwu lepiej kontrolować jakość własnego portfela.
Jeżeli należność jest przedmiotem reklamacji, korekty lub innych uzgodnień z odbiorcą, powinna zostać odpowiednio oznaczona. Dotyczy to sytuacji, w których wartość faktury może ulec zmianie albo kontrahent kwestionuje zasadność części lub całości zobowiązania.
Warto zastosować osobną kolumnę określającą status dokumentu, np.:
Takie oznaczenie nie przesądza o sposobie potraktowania faktury przez faktora. Pozwala jednak uniknąć przedstawienia jako bezspornej wierzytelności, która w rzeczywistości wymaga dodatkowej analizy.
Przed przekazaniem dokumentu należy porównać jego łączną wartość z saldami na kontach rozrachunkowych odbiorców. Dane powinny odnosić się do tego samego dnia.
Kontrola powinna objąć:
Jeżeli raport jest eksportowany z systemu finansowo-księgowego, należy sprawdzić, czy zastosowane filtry obejmują wszystkie otwarte należności. Przy zestawieniach przygotowywanych ręcznie rośnie ryzyko pominięcia wpłat, korekt albo zmiany terminu płatności.
Rozbieżności pomiędzy raportem a księgami prowadzą zwykle do dodatkowych pytań i konieczności ponownego przygotowania danych. Spójność dokumentów ma zatem bezpośrednie znaczenie dla sprawności analizy.
Do problemów najczęściej obniżających wartość dokumentu należą:
Zestawienie nie musi mieć rozbudowanej formy graficznej. Jego wartość wynika z aktualności, kompletności oraz możliwości jednoznacznej weryfikacji każdej pozycji.
Najbardziej praktyczny jest arkusz zawierający szczegółową listę otwartych faktur. Oprócz niej warto przygotować podsumowanie według kontrahentów oraz terminów płatności.
Dokument może więc obejmować dwa poziomy:
Taki układ pozwala analizować zarówno konkretne wierzytelności, jak i całość sprzedaży z odroczonym terminem płatności.
Zestawienie należności nie zastępuje pozostałych dokumentów potrzebnych do analizy faktoringowej. Jest jednak jednym z najważniejszych materiałów opisujących portfel odbiorców i jakość rozrachunków. Im dokładniej odpowiada stanowi ksiąg, tym łatwiej ocenić strukturę należności oraz przygotować warunki finansowania.